Die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Stockholm sucht schnellstmöglich für die Zeit bis zum 31.03.2026 eine Büroassistentin/ einen Büroassistenten (m/w/div) in Vollzeit für die Bereiche Politik, Kultur und Soziales

Aufgabenschwerpunkte:

• Leitung und Führung des Büros der Leiterin/des Leiters der Politischen Abteilung (Termin- und Besuchsmanagement, Dienstreisen und Korrespondenz);
• Teamassistenz für die Bereiche Kultur und Soziales;

In allen 3 Bereichen:

• Mitwirkung an der Planung und Durchführung von Veranstaltungen;
• Internetrecherche/Aufbereiten von Informationen in deutscher, englischer und schwedischer Sprache;
• Eigenständige Korrespondenz und Zusammenarbeit mit schwedischen und deutschen Ansprechpartner*innen sowie sonstige Kommunikation in deutscher, englischer und schwedischer Sprache;
• Pflege von Kontaktdaten und Einladungslisten;
• Übernahme anderer Aufgaben in der Botschaft nach Bedarf.

Anforderungsprofil:

• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache auf muttersprachlichem oder annähernd muttersprachlichem Niveau (Niveau C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen);
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der englischen Sprache (Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen);
• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der schwedischen Sprache (Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen);
• sehr gute MS-Office- und IT-Kenntnisse sowie die Bereitschaft, sich Kenntnisse amtseigener Software (z.B. zur Adressverwaltung) anzueignen und damit zu arbeiten;
• Berufserfahrung im Sekretariat bzw. Büroerfahrung;
• Organisationsvermögen sowie Fähigkeiten zu einem selbständigen, vorausschauenden und eigenverantwortlichen Arbeiten;
• hohe Teamfähigkeit, absolute Zuverlässigkeit und Diskretion;
• ein sicheres, freundlich-offenes und professionelles Auftreten;
• Leistungsbereitschaft und Belastbarkeit, Flexibilität;
• Interkulturelle Kompetenz und gute Landeskenntnisse (Deutschland und Schweden).

Der Arbeitsplatz erfordert außerdem die Bereitschaft zu zeitlich flexibler Arbeitsleistung, z.B. zur gelegentlichen Teilnahme an Abendveranstaltungen.

Die Botschaft bietet:

• eine angenehme Arbeitsatmosphäre und ein engagiertes Team aus entsandtem und lokal beschäftigtem Personal;
• eine anspruchsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit;
• eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden);
• einen bis zum 31.03.2026 befristeten Arbeitsvertrag mit 3-monatiger Probezeit; die Anstellung erfolgt nach dem Musterarbeitsvertrag der Botschaft und richtet sich nach dem schwedischen Recht;
• je nach Berufserfahrung und Qualifikation eine monatliche Bruttovergütung ab 30.781 SEK.

Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.

Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung nach-zuweisen (durch eine ärztliche Untersuchung, zu der die Kooperationsärztin der Botschaft beauftragt wird). Zudem wird eine Personen-/Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.

Bitte senden Sie bis zum 19.05.2024 Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung per E-Mail an info@stockholm.diplo.de mit dem Betreff „Bewerbung Team-Assistent/in Pol-Ku-Soz“ und folgenden Unterlagen:

Bewerbungsschreiben auf Deutsch und Englisch;

• Tabellarischer Lebenslauf auf Deutsch und Englisch;
• Kopien von Ausbildungsnachweisen und -zeugnissen;
• Empfehlungsschreiben früherer Arbeitgeber*innen;
• Nachweis der geforderten Sprachkenntnisse;
• Kopie Ihres Passes oder Personalausweises;
• bei Wohnsitz in Schweden: Nachweis der schwedischen Personennummer.

Empfangsbestätigungen werden nicht versandt. Es werden ausschließlich Bewerber*innen kontaktiert, die zum weiteren Auswahlverfahren (mündlicher und schriftlicher Teil, persönliche Vorstellung) eingeladen werden.
Unvollständig oder verspätet eingegangene Bewerbungen können grundsätzlich nicht berücksichtigt werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgereicht.

Die Vorstellungsgespräche und das weitere Auswahlverfahren werden voraussichtlich Anfang der 23. Kalenderwoche 2024 stattfinden. Eine Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist nicht möglich.

Informationen über die Botschaft Stockholm finden Sie unter www.stockholm.diplo.de und dort auch zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): https://stockholm.diplo.de/se-de/datenschutz.